Ortaklık Kültürünün Farklı Boyutları Bölüm 8
2- işletme Fonksiyonları Açısından
Bir işletmenin faaliyet gösterebilmesi için bir takım fonksiyonları yerine getirmesi gerekmektedir. Bu fonksiyonlar görünüşte birbirinden farklı faaliyetlerden meydana gelseler de, işletme çerçevesi içerisinde birbirlerini tamamlamakta ve uygun işletildikleri zaman bir sisteme dönüşmektedirler. İşletme yönetimi, üretim, pazarlama, tedarik, muhasebe, finansman, insan kaynakları ve araştırma- geliştirme gibi yukarıda sözü edilen fonksiyonlarının tamamını içine alır. işletmenin hedeşerine ulaşabilmesi için, açık sistem anlayışına uygun süreçler oluşturması şarttır. Bu süreçlerin düzenlenme biçimleri, dışarıdan alınan ve output denen girdilerin, dışarıya verilen ve input denilen çıktılara çevrilirken işletmenin amaçlarına hizmet edecek ve dolayısıyla çevrenin isteklerini karşılayacak bir seviyede olması gerekmektedir. Alınacakların tedariki, üretilenlerin satılması, çalışanların sevk ve idaresi, hesapların tutulması ve nakit hareketlerinin yönetimi, faaliyet alanıyla ilgili araştırmaların yapılması ve daha pek çok işlevin yerine getirilmesi işletmeyi bir fonksiyonlar zinciriyle karşı karşıya bırakır. Bu nedenle bir işletmede pazarlama, finans, üretim, personel yönetimi, muhasebe ve araştırma geliştirme gibi bir takım temel işletmecilik fonksiyonlarının yerine getirilmesi söz konusudur. Bu fonksiyonları n profesyonelce yerine getirilmeleri aynı zamanda ortaklar arasındaki ilişkilerin sağlıklı yürümesi açısından da son derece önemlidir. Çünkü onlar, her fonksiyonla ilgili sağlam bilgilere ulaşıldıkça işletme ve onun geleceği hakkında daha tutarlı ve kişilere bağımlı olmayan yorumlar yapabileceklerdir. Bu ise onların enerjilerini birbirleriyle uğraşarak tüketmek yerine, işletme ile ilgili hususlarda çoğaltmaları anlamına gelir. işletmecilik tek boyutlu bir faaliyet değildir. Durağan değildir. Dinamizminin karakterinde gelişme vardır. Gerilediği zaman, hayatını yitirmekle yüz yüze kalır. Bu yüzden ortaklardan her biri, bir tiyatro oyuncusu gibi rolünü sürekli başarıyla oynamayı bilmelidir. Çünkü işletmecilik bitmeyen bir süreçtir ve daima yenilenmek zorundadır. Yenilenmenin sınırı, onun faaliyet gösterdiği ve göstermeyi hedeflediği bütün alanlarla ilgilidir. Değişen ve gelişen dünyaya ayak uydurma ve hayatta kalabilme, yenilenmenin muhatabı olan üç temel unsurun, yani fizikî, beşerî ve kavramsal unsurun istisnasız bütün fonksiyonlarda ilerleme kaydetmesi yoluyla sağlanabilir. işletmenin fonksiyonları bu üç temel unsur üzerine bina edilir. işletmenin gerçekleştireceği fonksiyonel başarı kısa vadeli olabilir. Bu ise, işletmenin fonksiyonlarını başarıyla işletebildiğinden değil, çevredeki bazı fırsatlardan kaynaklanabilir. Fonksiyonel yeterlilik için yeterli olmayan bu durum geçici ve aldatıcıdır. işletmenin belirli bir anda kârlılığı yüksek bir seviyede olması, onun iyi bir yapıya ve işleyen bir fonksiyonel sürece sahip olduğunu göstermez. Bir işletmenin değişerek yeni bir kimlik kazanabilmesi için, ortakların analojik düşünmesi ve işletme fonksiyonlarını çok iyi işletmesi zaruridir. işletme bunu her şartta gerçekleştirebildiği zaman ve gelişimini sürdürdüğü zaman gerçek başarıya ulaşmış olacaktır. Hangi fonksiyonu yerine getirirse getirsin, fonksiyonları icra edecek olan mekanizma insana bağlı olduğu için, başka bir ifadeyle insan olmadan işletme fonksiyonlarından söz edemeyeceğimiz için, sanatsal bir uygulama şarttır. Bütün işletme fonksiyonlarının sanatkârâne çizgiler taşıdığını söyleyebiliriz. Çünkü her fonksiyon farklı beceri ve niteliklerde insanlar tarafından yerine getirildiğinde farklı sonuçlarla karşımıza çıkmaktadır.
a- Tedarik ve ihtiyaçlar
Ortakların işletmeyi çalıştırmaları bir yana, kurmaları için de yerine getirilmeleri gereken en temel fonksiyon tedarik fonksiyonudur. Çünkü işletmeyi kurarken de çalıştırırken de, onu oluşturan temel unsurları ve üretim fak-törlerini tedarik etme zorunluluğu vardır. Burada düşülmesi muhtemel bir yanılgıyı belirtmek durumundayız. Tedarik her zaman somut nesnelerin elde edilmesi anlamına gelmez. Böyle bir düşünce soyut ihtiyaçların karşılanması konusunda yetersiz kalır. Bir işletmeyi kurarken somut olanların yanında, soyut olanların da tedarik edilmesi gerekir. Somut olanlar işletmenin görünen yapısını oluştururken, soyut olanlar da görünmeyen ama var olan ve fonksiyon icra eden ilke, yöntem, teknik ve prosedürlerle birlikte manevî yapıyı meydana getirirler. Bu anlamda fizikî ve beşerî faktörleri somut, kavramsal faktörleri de soyut unsurlar olarak görebiliriz. Dolayısıyla tedarik somutların ve soyutların tedariki olarak iki ayrı yapıda düşünülebilir. Ortaklar kurum için de, birbirleri için de, ihtiyaç duyulan soyut ve somutların tedarikinde ortak bir anlayışa ulaşmadıkları sürece faaliyet birliği ve sinerjiye ulaşılması mümkün görünmemektedir.
aa- Soyutların Tedariki
Bir işletmede bulunan unsurlardan kavramsal olanların tamamı soyuttur ve onların da mutlaka tedarik edilmesi gerekir. Bu unsurlar sürekli değişebilen ve gelişebilen bir karakter arz ettikleri için de, yeni ve gelişmiş durumlarının da sürekli olarak tedariki şarttır. İşletmede kullanılan bütün yöntemler, teknikler, bilimsel uygulamalar, ilkeler, prosedürler ve fizikî kimliği olmayan düzenlemeler soyut sınıfındadır. Kavramsal unsurlar olmadan işleyiş olmaz. Kavramsal unsurlar, canlı bir sosyal organizma olan işletmede kan dolaşımının sağlanmasını temin eder. Bunların yanında soyut olan başka tedarik noktaları da vardır. İşletmenin sosyal iklimi ve insanların manevî beklentileri de işletmenin başarısı için çok önemlidir. Onlar sadece maddî karşılıklarla motive olamazlar. Manevî beklentileri de olacaktır. Bu beklentilerin tedariki de işletmenin başarısına katkı da bulunur. Çünkü insanda asıl olan ruhtur. Beden ona giydirilmiş bir kılıf gibidir. insan bütün bedenî arzularını tatmin ettiği zaman bile ruhî bir haz duyar. Başka bir ifadeyle hoşnutluk içinde olmak ruha ait bir eylemdir. Ruh bu eylemi beden vasıtasıyla gerçekleştirir. Bazı haz alanları da vardır ki, doğrudan ruh tarafından algılanır. Soyut olanlar bunlardır. işletmeyi kuranlar, bir diğer ifadeyle ortaklar bu gerçeğin farkında olmak zorundadırlar: işletme sadece nesnelerle eylem yaparak başarılı olunacak bir yer değildir. Orada nesne özelliği taşımayan ve mevcudiyeti çalışanların verimliliğini artıracak unsurlara da ihtiyaç vardır ve bunların da tedariki şarttır. Manevî bütün ihtiyaçlar, tüm yöntem ilke ve süreçler, işletme iklimine katkı sağlayacak her unsur soyut cinsindedir ve tedarik edilmelidir. Ayrıca şu da çok önemlidir: ortakların da birbirlerinden beklentileri olacaktır. Her ortağın bir diğerinin beklentilerini ona tedarik etmeye çalışması da, ortaklık dili açısından sön derece ehemmiyet arz eder.
bb- Somutların Tedariki
Fizikî ve beşerî unsurun tedariki somuttur. Ayrıca faaliyet esnasında, üretim fonksiyonunun yerine getirilebilmesi için, üretim faktörlerinden özellikle ihtiyaç duyulduğunda emek, üretim sürdükçe doğal kaynakların sürekli tedariki de şarttır. Doğal kaynak olmadan, sermaye tedariki olmadan, çalışacak işgücünü temin etmeden üretim olmaz. Fakat tedarik somut anlamda daha ziyade, işletmenin faaliyetini sürdürebilmesi için gereken hammadde ve sair unsurların sağlanmasını akla getirmektedir. Özellikle üretim esnasında kullanılacak somut nesnelerin tedarikinde istenilen özelliklere uygunluğun sağlanması da zaruridir. Uygunluğun kalite ve miktar açısından da sağlanması şarttır.
işletmenin gerçek ihtiyaçlarına dayanmayan tedarik isteklerinin, mümkün olan en iyi şekilde sağlanmış olsalar bile beklenen faydayı ortaya koyması beklenemez. Bu nedenle işletme ihtiyaçlarını yansıtan ve yukarıdaki şartlara uyularak tedarik edilmiş somut unsurların, ancak amaçlara olumlu katkılarda bulunacağını söyleyebiliriz. Ortaklar arasındaki ilişkilerin sağlamlığı ortak bir tedarik anlayışının gelişmesine de bağlıdır. Aksi takdirde her ortak kendi beklentilerine uygun bir tedarik anlayışıyla hareket edecek ve bu ise işletmedeki ambiyansı bozacaktır.
b- Üretim
işletme fonksiyonlarından birisi de üretimdir ve üretim diğer fonksiyonların tamamında olduğu gibi sanat özellikleri taşır. Ancak üretimin sanat çizgisi daha çok görüntüye ve estetik biçime dayanır. Nihai hedef, pazarın genişlemesiyle birlikte, belirli bir seviyeden başlatılmış olan üretimi artırmak ve artan üretimi de beklenenin üzerinde bir nitelikte ortaya koyabilmektir. Pazarda ihtiyaç hâsıl olduğunda üretim artırılacaktır. Ancak bunu gerçekleştirmek de, sermaye ve/veya emek faktörlerinden birisini veya ikisini birden artırmaya bağlı olacaktır.
işletme olarak nitelenebilecek her sistem için vazgeçilemez bir fonksiyon olan üretim, pazarlama fonksiyonunun yerine getirilmesiyle devamlılık kazanır ve bir sürece dönüşür. Yönetimin fiili gelişimi gibi, üretim fonksiyonu da tarihî akış içinde gelişerek, bu günlere ulaşmıştır. El ile başlamış, en basit teknolojik seviyeyle devam etmiş, atölye düzeyinde üretimle ivme kazanmış ve yüzyıllarca sürmüş, Endüstri Devrimi’nden sonra fabrikasyon üretim dediğimiz seri kimliğini kazanmıştır. Bu gün üretim teknikleri bütün hızıyla yenilenmeye ve gelişmeye devam etmektedir. Üretim fonksiyonunda makinelerin kullanılması, onu çok büyük yan sanayi dallarının ortaya çıkmasına neden olan bir kapsam alanına kavuşturmuştur. Bu gün üretim araçlarının üretilmesi bile bütün dünyada en büyük işletmecilik alanlarından birini oluşturmaktadır. Bu alanda karşımıza çıkan en büyük rekabet stratejilerinden birisi de, üretimin daha az maliyet ve zamanda, daha kolay ve estetik ölçüler içerisinde gerçekleştirilmesini sağlamak şeklinde belirginleşmektedir. Üreticiler de bu açıdan hep yeni olmak zorundadır. Aksi takdirde üretimde bulundukları alanda meydana gelen ürün değişikliklerine ayak uyduramazlar. Her zaman, ürettikleri ürünlerde şekil ve muhteva yetkinliğine ulaşmak ve bunu da planlı ve kontrollü bir şekilde sürdürmek zorundadırlar.
Bu fonksiyonla ilgili olarak ortaklar, üretimin mümkün olan son teknoloji ile yapılması gerektiğinin farkında olmalıdırlar. Rakiplerle rekabet halinde faaliyetlere devam ederken, kullanılabilecek etkili üstünlük yollarından birisinin üretim teknolojisi olduğu unutulmamalı. Bu konuda fikir birliği içinde olmaları önemli bir üstünlük yolunu kullanmaları anlamına gelecektir.
c- Pazarlama
Rekabet, teknoloji, finans, müşteri ve pazarlar, satıcılar ve iş görenler bir işletmenin yakın çevresini meydana getirmektedirler. Gerek bu anlamda, gerekse ulusal ve uluslararası anlamda bir çevre düşünelim; pazarlama bu gün diğer işletme fonksiyonları da dikkate alındığında, önem itibariyle ilk sıralarda bulunmaktadır. Bu günkü pazar dünyasında, talep analizi yapılmayıp da, talep seviyesi tespit edilmeyen herhangi bir ürünün satılmaması ve dolayısıyla o ürünü piyasaya süren işletmenin zarara uğraması kolay tahmin edilebilecek bir gerçektir. Bu gün artık pazarlama açısından swoth analizi yapmak kaçınılmaz hale gelmiştir. işletme sürekli olarak güçlü, zayıf yanlarını ve fırsat ve tehditleri analiz etmek zorundadır. Aksi takdirde pazardaki varlığını tehlikeye sokacak ve neler yapması gerektiğini tespit edemeyecektir. işletme iyi bir pazarlama stratejisiyle çevresindeki kontrolü zor pek çok faktörü kontrol edebilir. Bu şekilde işletme değişime de daha kolay ayak uydurabilecektir. Çünkü değişim yeryüzünün en büyük gerçeğidir. Bilimsel yenilenmenin meydana getirdiği teknolojik değişimin yanı sıra, kültürün ve alışkanlıkların da sürekli değişmesi söz konusudur. Ürün çeşitliliğiyle beraber, ürün kalite ve ambalajında meydana gelen hızlı ilerlemeler tüketicinin harcama arzusunu kamçılamakta, reklam desteği ve promosyonun katkısıyla bu arzu, önü alınamaz bir güce dönüşmektedir. Bu yüzden para harcama günümüzde özel bir ilgi alanı haline gelmiştir. Elbette ki parayı sahibi olabilenler harcayacaktır. Paraya sahip olamayanların pazarlamanın bu albenili cazibesine kapılması söz konusu değildir. Onlar yeryüzünde hâlâ büyük bir çoğunluğu oluşturmakta ve zenginlik hayalleriyle oyalanmaktadırlar. Buna rağmen onların da temel ihtiyaç maddeleri ve zorunlu harcamalar açısından yine de çok büyük bir pazar meydana getirdikleri de bilinen bir gerçektir. Tüketici adıyla karşımıza çıkan bu kesimin pazarlama fonksiyonu açısından daha hassas olacağı da kaçınılmazdır. Çünkü bu grubun aldatılmaya ve suistimal edilmeye tahammülü yoktur. İşletmenin sosyal sorumluluğunun bilincinde olmasının en fazla işe yarayacağı yer bu kesimin dünyasında var olacaktır. Bu gün sadece onlar için değil, tüm tüketiciler için sosyal sorumluluk fikrinin bir sonucu olarak tüketiciyi koruma örgütlerinin oluşturulması çok büyük önem arz etmektedir. Bu örgütlerden en fazla yararlanacak olanlar da hiç şüphesiz gelir seviyesi düşük ve pazarlama hatasına tahammül edemeyecek durumda olan insanlar grubudur. Bir işletmede ortakların aşağıdaki sorular açısından müspet cevaplara ulaşmaları hayatî derecede önemlidir ve işletmenin müşteri nezdinde güçlü bir imaj oluşturarak, entropiye karşı koyabilmesi için kullanabilecek en etkili yoldur:
– işletme kendi yapısını nasıl değiştirecektir?
– Pazar stratejilerini nasıl kullanacaktır?
– Pazarın azalan faydasını nasıl artıracaktır?
– Pazarın gücüne nasıl sahip olacaktır?
Pazar işletme sahiplerinin heyecan odağıdır. Pazarın varlığı, büyümesi veya küçülmesi hep işletmenin varlığıyla ilgili gelişmeleri de beraberinde getirir. Pazarda büyüyen bir işletme büyür, küçülen ise küçülür. Çünkü pazardan daha fazla pay almak demek, işletmeyi meydana getiren unsurları büyüterek gücü artırmak demektir. Pazarda meydana gelen değişimin işletmeyi etkilemesi kaçınılmaz bir sonuçtur. Pazarın gerçeklerini gerektiği gibi dikkate alamayan ve pazarın değişmesine ayak uyduramayan bir işletmenin hayatta kalması çok zordur. Bu nedenle pazar demek, değişim, gelişim, yenilenme ve mücadele demektir. iş dünyasını savaşlar dünyası haline getiren de budur. Ekonomik savaşın ana maksadı da pazardan en büyük payı alabilmektir. Üstelik bu gün ortaklar ve işletme yöneticileri, yeni bir pazarlama alanı olarak elektronik ticarete de ağırlık vermek zorundadırlar. Bu alan hızla genişlemekte ve her yöneticinin üzerinde düşünmesi gereken bir alan olarak dikkat çekmektedir.
Ortaklar açısından pazarlamanın önemi, işletmenin varlığını sürdürmesi noktasında çok büyüktür. Bu yüzden ortaklar, ortak güçlerini oluşturmak ve ürün veya hizmetlerini daha iyi nasıl pazarlayabileceklerinin mücadelesini vermek zorundadır.
d- Finansman
Tüm işletme faaliyetlerinin para cinsinden ifade edilmesi ve tüm parasal işlemlerin de kurallara ve işletmenin ihtiyaçlarına göre düzenlenmesi ortaklar açısından son derece önemlidir. Çünkü onlar en başta sermayelerinin ne durumda olduğunu ve nasıl korunacağını bilmek durumundadırlar. Bu nedenle onlar, işletme faaliyetlerinin ve özellikle muhasebe rakamlarıyla parasal işlemlerin ne şekilde gerçekleştiğiyle alâkalı olarak kendisine gelen raporlardan emin olmalıdır. Bundan emin olamayan ortakların işletmeye hakim olmaları düşünülemez. işletme alacak ve borç kavramının sürekli gündemde olduğu bir sistemdir. Alacakları, sattığı ürün veya hizmetlerin karşılığı olarak müşterilerden kendisine aktarılması gereken aynî veya nakdî kaynakları; borçları ise tedarikçilerden sağladığı hammadde veya sair malzemeler ve kaynaklar için onlara aktarması gereken kaynakları ifade eder. işletmeyi yönetenler alacak ve borçları taşıdıkları şartlara göre bilmek ve zamanı geldiğinde gerekeni yapmak zorundadırlar. Borçlar ödenecek, alacaklar tahsil edilecektir. İkisinden birinin aksatılması durumunda, işletme için hayatî tehlike ortaya çıkacaktır. işletme faaliyetleri esnasında meydana gelen tüm parasal hareketler kayıt altında olmalıdır. Ancak bu kayıtlar aracılığıyla işletmeden sorumlu olan kişiler hesapları takip edebilirler veya onlar profesyonel yöneticilerden oluşuyorlar ise, ortaklara hesap verebilirler. Bu gün zaten yönetim sorumluluğu anlayışından hesap veren yönetici anlayışına geçiş yaşanmaktadır. İşletme yöneticileri ne kadar harcama yapacaklarını ve ne kadar ödemede bulunacaklarını kısa, orta ve uzun vadede hesaplayabildikleri ölçüde, işletme için sağlıklı bir nakit yönetimine kavuşabilirler. Basit parasal işlemlerde bile, nereye ve ne kadar harcandığını, nereden ve ne kadar ödeme alınacağını bilmeden, başka bir ifadeyle finans yönetimi olmadan, işletme sağlıklı bir şekilde faaliyetlerine devam edemez. Sermaye sahibi olmak heyecan vericidir. Paranın büyüsü de diyebileceğimiz bu heyecan çoğaltılmak istendiğinde, yatırım ve işletme kavramlarıyla karşılaşırız. Paranın büyüsü dayanılmaz bir ağırlığa sahiptir. Paraya sahip olan in-san, eğer onu akıllıca kullanabilecek bir irade ve bilgiden yoksun olursa, heyecanlarının etkisiyle yanlış harcamalarda bulunabilir. Yatırım yapmaya kalkışsa bile, irade ve analizden yoksun bir yatırım sermayeyi tüketebilir. Bu nedenle sermaye heyecan aracı değildir. Akıllıca ve günün şartlarına uygun yatırım alanlarında kullanılması zorunludur. Bunu en başta ortakların çok iyi anlamaları gerekir. Çünkü pratikte onar özellikle de parasal konularda birbirleriyle fazlaca uğraşmakta ve bir disiplin ortaya koyamadıkları için de çoğu kez anlaşmazlığa düşmektedirler. Başarılı bir yatırım yapıldığında işletmenin başarı şansı yüksek olacak ve hedeflere ulaşılacağı için de gerçek heyecan belirli bir faaliyet dönemi sonunda yaşanacaktır. Sadece paraya sahip olduğu için heyecan duyanlarla, parayı en kârlı şekilde kullanarak daha fazla paraya kavuşanlar arasında kazanma ve kaybetme farkı vardır. Birinci şıkta yer alanlar kaybedenler, ikinci şıkta yer alanlar ise kazananlardır. Ortakların kazananlar olması için bu gerçeği çok iyi bilmeleri gerekir.
işletmede yapılan her harcamanın işletmenin kaynaklarına mutlaka pozitif bir katkısı olmalıdır. Bu katkı fizikî bir görünümde olabileceği gibi, zihinsel bir süreci destekleyerek de gerçekleşebilir. Ciddi bir bütçe tekniğiyle çalışan işletmelerde, özellikle üretim, satış ve personel fonksiyonlarının icrasında belirginleşmek kaydıyla, parasal hareketlerin nasıl olacağı tahmin edilmeye çalışılır. Bütçe dönemi sonunda gerçekleşen rakamlarla tahmini rakamlar karşılaştırılarak, amaca ulaşılıp ulaşılamadığına bakılır. işletmenin harcama kaynakları sonsuz değildir. Sınırlı kaynaklarla harcamaları gerçekleştirmek durumundadır. Bu nedenle tutarlı bir harcama disiplininin oluşturulması şarttır. Rasgele yapılan alımlar ve israf davranışı işletmenin maddî harcama kaynaklarının lüzumsuzca kullanımını ve beraberinde zararı getirir. Ortaklar gerek kendilerinde ve gerekse çalışanlarda, harcama disiplini ve ahlâkı oluşturmalıdırlar. Bu aidiyet duygusunun geliştirilmesi ve basit kaynak israflarının birikerek büyük zararlara sebebiyet vereceği anlayışının tesisine bağlıdır. Fakat harcama disiplini oluşturulmadan işletme sahiplerinin para kaynaklara ve para cinsinden ifade edilebilecek her türlü sermayeye, koruyarak sahip olması oldukça zordur. Bir de ortakların aile bireylerin işlerin içine karışmaya ve harcama yapmaya başlamaları batışın daha da belirgin hale gelmesi demektir.
Ünlü Sony yöneticisi Akio Morita diyor ki: “işletmeci hiçbir şeyden emin olmaması gerektiğinden emin olmalıdır!” Bütünüyle olmasa bile, ortakları emin olma hususunda rahatlatacak en önemli fonksiyon finansal analizdir. Finansal analiz, işletmenin faaliyetleriyle ilgili olarak hazırlanacak finansal tablolardan yola çıkılarak, işletmenin mevcut finansal durumunun nasıl olduğu, ne gibi potansiyeller taşıdığı, zayışıkları varsa nerelerden kaynaklandığı, stokların satışları karşılayıp karşılayamayacağı, alacak kalemlerinin durumunun ne olduğunun tespit edilmesi eylemidir. Ortakları işletmenin durumundan daha emin hale getirir. Bu eylemin gerçekleştirilebilmesi için önce finansal tabloların hazırlanması ve sonra da aşağıdaki analizlerin yapılması gerekmektedir:
– Likidite analizi
– Borç analizi
– Faaliyet analizi
– Kârlılık analizi
– Büyüme analizi
– Değerleme analizi
– Fon analizi
– Stok analizi
– Sermaye analizi
Bu analizlerin tamamında, o dönem için analiz başlığına uygun ve işletmenin yararına gelişmelerin olup olmadığı sonucuna varılır. Aksamalar var ise, yeni dönemler için önlemler almak ve eksiklikleri gidererek daha sağlam bir yapıya kavuşmak maksadıyla yapılan finansal analiz, ortaklar için vazgeçilmesi mümkün olmayan bir rehber niteliğindedir. Çünkü bir işletme için çevresel değişikliklere ayak uydurabilmenin en temel şartlarından biri de finansal dengeyi sağlamaktır.
e- Muhasebe
Muhasebe bir ölçüler sistemidir. Rakamsal iletişimin zirvesini oluşturur. Bir işletme için sırf yönetim, kontrol ve muhasebe üzerine kurulu bir strateji belirlemek bile mümkündür. Muhasebeyi şöyle bir tanımlamayla ifade edebiliriz: “Tamamen ve kısmen malî karakterde olan ve para ile ifade edilebilen işlemlere ait anlamlı ve güvenilir bilgileri sağlayacak biçimde verilerin ilgili kaynaklardan toplanmasına, doğruluklarının tesbit edilmesine, kaydedilmesine, tasnif edilmesine, rapor halinde sunulmasına, analiz ve yorumlanmasına muhasebe denir.” Bu tanımdan da anlaşılacağı üzere, muhasebenin gerekleri yerine getirildiği zaman, para cinsinden ifade edilebilecek işletme faaliyetleri açısından düzenli bir sisteme kavuşmak mümkün olabilecektir. ilk önemli esas kayıt tutma disiplinidir. Tutulan kayıtların tasnifi, rapor haline getirilmesi daha sonraki önemli esasları oluşturur. Raporların analize tabi tutularak yorumlanmasıyla muhasebenin anlamlılığı gerçekleşmiş olur. Ortaklar sağlıklı işleyen bir muhasebe sistemiyle ancak işletmede çok iyi bir kontrol mekanizması oluşturabilirler.
Ortaklar, işletme için analizlerden yola çıkarak, özellikle firma, kaynak, kapasite ve rekabet durumunu tespit edebilmelidir. Bu açıdan muhasebenin işletmenin başarısı açısından taşıdığı önem tartışılamaz. Kayıtlarını gerektiği gibi tutabilen bir işletme, hesap hatası yapmayacağı için, ne durumda olduğunun analizini de iyi yapabilecektir. Muhasebenin dört temel fonksiyonunu etkin şekilde işletebilen bir işletme, herhangi bir durumda mevcut kaynaklarının ve borçlarının, alacaklarının ayrıntılı kayıtlarına ulaşacaktır. Bunu sağlayacak dört temel fonksiyon aşağıdaki gibidir:
– Tasnif etme
– Kayıt tutma
– Raporlama
– Yorumlama.
Tasnif fonksiyonuyla muhasebeye ulaşan veriler benzerlerinin bir araya getirilmesi ve anlamlı sonuçlara ulaşılması için tasnif edilecektir. Kayıt fonksiyonuyla para cinsinden ifade edilen ve tasnife tabi tutulan tüm işlemler kay-da geçirilecektir. Kayıtların rapor halinde ilgili kişilere sunulmasıyla raporlama gerçekleşmiş olacaktır. Ortaklar, muhasebe departmanınca kendilerine sunulan raporlardan yola çıkarak yorumlamalarda bulunacaklardır. işte bu yorumlar aracılığıyla ortaklar, işletmenin geleceği hakkında kararlar alacak ve bu kararları uygulayarak gelişimi sürdüreceklerdir. Dolayısıyla muhasebe, işletmenin gelecekteki faaliyetleri açısından tam bir yol gösterici fonksiyonu icra eder. Aynı zamanda ortakların, işletmenin finansal durumuyla ilgili olarak kendilerini ilgilendiren bilgilere zamanında ulaşmalarını sağlar.
f- insan Kaynakları
insan kaynakları bir işletmeyi oluşturan üç temel unsurdan en önemlisidir. insan olmadan, örgüt ve dolayısıyla işletme olmaz. İşletmeyi canlı bir sosyal organizma haline getiren de insandır. Fakat insan gücü, bir işletmede sadece onu kuranlarla, yani ortaklarla sınırlı kalamaz. Üretimin gerçekleşebilmesi veya mal ve hizmet sunulabilmesi için emek kullanımı şarttır. Emek zaten dört önemli üretim faktöründen biridir.
Ortakların yeterli olmadığı durumlarda, yeterliliği sağlayacak sayıda ve kalitede insan gücünün istihdamı gerekir. Bu gerek, işletme sahiplerini iş gücü arzının olduğu yerlere iter. Aranan sayı ve nitelikte insan kaynağı bulunduğu zaman, bu kaynaktan yararlanılmaya çalışılır. Bu gün artık işletmenin ihtiyaç duyduğu insan gücünün zihinsel veya fizikî boyutuyla temini ve istihdamı, insan kaynakları yönetimi adı altında önemli bir fonksiyona dönüşmüştür. Bu fonksiyon uzman elemanlar gerektirmekte ve insan kaynakları yönetimi alanında uzmanlaşmış bireylerin bilgi ve tecrübelerine ihtiyaç duyulmaktadır.
Bir iş görenin pozitif veya negatif davranışlarının anlaşılmasında anahtar durumunda olan değer yargıları ve tutumlar, bir işletme yöneticisi için insan
kaynakları yönetimi açısından büyük öneme sahiptir. Çünkü insan kaynakları
işletmenin hayat kaynağıdır. Çalışanlarda problemler bulunduğu zaman en iyi teknoloji ve imkânlar kullanılsa bile, başarısızlık kaçınılmazdır. Bu teknoloji ve imkânları hayata geçirecek olan beşerî unsurun ta kendisidir. İnsanı ortadan kaldırdığınızda işletmede hayat kalmaz. Tam otomasyona geçmiş bir fabrikada bile, sistemi çalıştırıp kontrol edecek olan yine insandır. Bu nedenle insan, işletmeye hayat veren asıl kaynaktır. Ortaklar da dahil, yönetim ve yönetilen kadrosunu oluşturan herkes bu çerçevenin içerisindedir. insan kaynakları yönetimi, örgüt için yukarıda ifade ettiğimiz ölçüde önemli olan bireylerin tedariki, örgüte yerleştirilmesi ve gelişiminin sağlanması, motivasyonu ve aidiyet duygusunun oluşturulmasına yönelik stratejik bir yaklaşım olarak tanımlanabilmektedir. Bu tanımlamadan da anladığımız gibi, insan kaynakları yönetimi uzun vadeli bir anlayışı gerekli kılmaktadır. Ortaklar işletmeye uygun bir insan kaynakları sistemiyle çalışmadıkları sürece, bu fonksiyonun başarıyla yerine getirilmesi zordur. Bireysel uygulamalarla bir insan kaynakları organizasyonu yapmak zararlı sonuçlar doğuracaktır. Aşağıdaki soruların çok sağlıklı cevaplar bulması zorunludur:
a- Kimler, Nasıl istihdam Edilecektir?
b- Performans Nasıl Değerlendirilecek, Başarı nasıl Ödüllendirilecektir? Güçlü bir motivasyon ve etkili bir koordinasyon bir işletmede çalışanların başarısına yakından tesir eder. Performans sadece yönetilenler için değil, işletmede emek harcayan tüm çalışanlar için söz konusudur. Bildiğimiz gibi bireyin psikolojisini işletme amaçları doğrultusunda motive etmek bütün zamanların en önemli yönetim problemlerinden biridir. Bu problemi etkin önlemlerle aşmadıkça bir işletmede gerçek bir performans ortamı ve başarı imkânları oluşturulamaz.
Performans kavramı ortaklar da dahil, bütün çalışanlar için kullanılabilecek bir kavramdır. Çünkü yüksek veya düşük, her personelin mutlaka bir performans göstermesi söz konusudur. Oysa başarı kavramı böyle değildir. Çünkü başarı, belirli bir seviyenin üstüne çıkabilen çalışmalar için kullanılır ve düşüğü olamaz. Düşük bir başarı seviyesinden söz etmek, bu kavramın ruhuna aykırı düşünmek olur. Başarının dereceleri farklı şekillerde ifade edilmelidir. Başarı, daha başarılı, en başarılı gibi kullanımlarla bunu derecelendirebiliriz. Bu noktada akla, performansın nasıl ölçüleceği ve değerlendirileceği, başarının nasıl ödüllendirileceği sorusu gelmektedir. Herhangi bir işletmede bir iş görenin performansını ölçerken, işletme, faaliyet, süreç, müşteri ve birey odaklı yaklaşımlardan yola çıkılabilir. Fakat biliyoruz ki, yüksek performans her zaman başarıyla sonuçlanmayabilir. Hatta düşük performans gösteren bir insan, yüksek performanslı bir insandan daha fazla başarılı olabilir. Performansta gayret ve mücadele, başarıda gerekeni yapacak niteliklere sahip olma ve standardın üzerine çıkma söz konusudur. Ortakların özellikle de etkin yönetici kademesinde iseler üzerinde durmaları gereken husus, performansın nasıl değerlendirileceği, başarının nasıl belirlenip ödüllendirileceğidir. Performansı değerlendirirken, çalışanların faaliyetlerinin en iyi şekilde belirlenebileceği bir kayıt ve kontrol sistemi kaçınılmaz olacaktır. Performansı belirlenen elemanın, iş tanımı ve diğer standartları aşıp aşamadığına bakılarak, başarı derecesi ortaya konulacaktır. Bu gerçekleştirilirken, çeşitli başarı değerleme yöntemleri kullanılabilir. Mühim olan bu konuda ortakların birbirlerinin başarılarını objektif bir şekilde değerlendirerek, duyarlı davranmaları ve performans değerleme ve başarıyı ödüllendirmenin gereğini yerine getirmeleridir. Kaldı ki, bu gün artık ortaklar ve işletme yöneticileri çalışanların sadece performans ve başarılarını değil, onların performans ve başarı noktasında yüksek seviyelere taşıyacak üretkenliklerini artırmak için, his ve hayal güçlerini de bir felsefe, bir tutum gibi ele alıp değerlendirmelidirler.
g- Halkla ilişkiler
Halkla ilişkiler ya da işletmenin işletme dışındaki insanlarla, gruplarla ve örgütlerle ilişkilerinin düzenlenmesi, değişen ve gelişen dünyada artık ihmale gelmez bir çizgiye dönüşmüştür. Ortaklar artık, globalleşmenin basit bir uluslararası faaliyet gösterme anlayışından çok daha fazlasını gerektirdiğini düşünmek zorundadırlar. Bu çizginin işletme faaliyetleri arasında koordine edilmesine halkla ilişkiler adı verilmektedir. Halkla ilişkiler çevrenin tutumunu öğrenmeyi, çevreden bilgi toplamayı ve bu bilgileri değerlendirileceği yere iletmeyi sağlar. Ortaklar, pazar alanlarına giren ve hatta imaj alanlarını ilgilendiren insan veya grupların istek ve tutumlarını bilmek durumundadırlar. Ancak o zaman, müşteri veya müşteri olabileceklerin istek ve tutumlarına ulaşmaya imkân bulabileceklerdir. Mühim olan gerçeğe ve anlaşılır bilgilere ulaşmaktır. Çünkü işletme bu bilgileri kullanarak, yeniliğe gidecek, farklılaşmayla hedeflediği değerlere bu bilgileri kullanarak ulaşmak isteyecektir. Dolayısıyla halkla ilişkiler, işletme için özellikle kendisini ilgilendiren alanlar açısından dünyaya açılan pencere durumundadır. işletme yöneticisi ortakların halkla ilişkiler fonksiyonunu düzenlerken, cevabını aramaları gereken sorular şunlardır:
– Halkla ilişkilerin görev tanımı nedir?
– Bu görevi kimler yerine getirecektir?
– Halkla ilişkiler elemanlarında bulunması gereken özellikler nelerdir?
– işletme dış çevrede kimlerle ilişkide bulunmaktadır ve faaliyetlerinin kapsam alanı nedir?
– Bu alandan ne tür bilgiler elde etmek gerekmektedir?
– Elde edilen bilgileri kimler değerlendirecektir?
– Ulaşılan sonuçlar nasıl kullanılacaktır?
– Kullanım sonuçları nasıl kontrol edilecektir?
Bu soruların cevaplarını bulabildikleri sürece ortaklar, dış dünyadan daha iyi yararlanabilmenin yollarını da bulmuş olacaklardır. Halkla ilişkilerin temel gayesi de budur. Bu noktada işletme sahipleri ve yöneticileri halkla ilişkilerin davranış bilimleriyle yakından ilişkisinin olduğunu da asla unutmamalıdır.
h- Araştırma Geliştirme
Bir işletmenin büyümesi, onun tüm örgütsel karakteristiklerinin değişimini kapsar. Bunu sağlayacak en önemli işletme fonksiyonlarından birisi de araştırma-geliştirmedir. işletme sürekli yenilenen bir dünyada yaşamak ve mücadele ederek hayatını sürdürmek zorundadır. Bir yandan faaliyetlerini üretim, pazarlama, muhasebe-finansman, personel ve idarî işler üzerinde yoğunlaştırırken, bir yandan da faaliyet gösterdiği alanda yeniliklere ayak uydurması gerekmektedir. Bu gereğin yerine getirilmesi ise ancak araştırma geliştirme fonksiyonunun algılanması ve işletilmesiyle mümkündür. işletme bilgiye ulaşmayı amaçlarken, mevcut bilgiyi kullanarak, tekniğe ve somut sonuçlara ulaşmayı da amaçlayabilir. Bilgiye ya da yeni bir tekniğe ulaştığında bunu, faaliyetleri açısından değerlendirecek ve yararlanmanın yollarını arayacaktır. Pazarda üstünlük elde ederek, bu üstünlüğü sürdürmek, ürün yenilemek ve yenilikleriyle bilinen bir firma imajı meydana getirmek, belirli bir metodun bulucusu ve tek uygulayıcısı olabilmek, tüketicilerin isteklerine cevap verebilen ve hatta onlara beklediklerinden daha fazlasını sunabilen bir firma olabilmek, işletmede ekip ruhu meydana getirerek, personeli olumlu yönde motive etmek ve daha pek çok nedenle gerçekleştirilebilecek araştırma-geliştirme çalışmaları, bu günkü dünya şartları açısından bakıldığında bir işletme için vazgeçilmesi mümkün olmayan bir fonksiyon durumundadır.
Oysa klasik bir bakış açısına ve gelişmemiş bir vizyona sahip işletme sahipleri ya da ortaklar, araştırma-geliştirme faaliyetleri için harcamada bulunmayı lüks bir harcama olarak değerlendirebilirler. Hâlbuki bu gün bir işletme gerçek anlamda bir gelecek düşünüyorsa, entropiye karşı koyarak pazarda en iyi olmayı hedefliyorsa, değişime ayak uydurarak bütün boyutlarıyla üretken olmak zorundadır. Bütün boyutlarıyla üretken olmak, değişim yörüngesinde, kullanılan tüm fonksiyonlarda araştırma-geliştirme yoluyla yeni ve daha verimli uygulamalara ulaşmak anlamındadır. Olgun bir işletmede değişim sadece ortaklar ve üst yöneticiler tarafından değil, çalışan herkes tarafından gerektiği gibi algılanacaktır. Bu açıdan en fazla çalışma yapılacak fonksiyon üretim fonksiyonu olacaktır. Ancak diğer işletme ve yönetim fonksiyonlarında da üretken olacak, araştırma-geliştirmeyi lüks görmeyecek böyle bir işlet-menin rakipleri karşısında geride kalması düşünülemez. Bu günün işletmecileri, pek çok yeni ve teknolojik üstünlüğe sahip vasıtalarla, bireyler ve gruplar arası yoğun bir bilgi transferi olduğunu bilmelidirler. Ancak o zaman, araştırma geliştirmenin önemini daha iyi kavrama imkânı bulacaklardır.
E- Yol Haritası
Başarılı bir ortaklık için takip edilmesi gereken yol haritası nedir? Ortaklar hangi aşamaları takip etmelidirler ki, ortaklık adına yapılması gerekenlerin en iyisini ortaya koyabilsinler? Ortaklığa başlamak kadar onu başarıyla yürütmek de son derece önemlidir. Bu konu kitabın önceki bölümlerinde üzerinde en çok durulan konu oldu. Öyleyse ortaklığı başarıyla sürdürmenin yolunu ortaya koyacak davranışlar manzumesi nasıl oluşturulacaktır. Bu konuda başka sorular da sorulabilir. Ancak tüm sorulara etkin cevaplar verebilmek için, bir yol haritası oluşturmak faydalı olacaktır. Yol haritası, ortaklık yapmak isteyenlerin takip etmeleri gereken yolun önemli ve nirengi diyebileceğimiz noktalarını gösteren bir haritadır. Bir başka ifadeyle, bu harita, ortaklık yapmak isteyenlere profesyonelliğe uygun olarak takip etmeleri gereken yollar hakkında, nihaî karar kendilerine ait olmak üzere fikir verecektir. Bütün başarıların temelinde sistemli çalışma, bilgi, tecrübe, yetenek ve istek yer almaktadır. Bunu her başarılı insan yaşayarak bilir. Aynı durum başarılı bir ortaklık için de geçerlidir. Başarılı ortaklıkların temel özelikleri incelendiğinde, bilginin, tecrübenin, yetenek ve isteğin önemli ölçüde hayata geçtiği görülecektir. Özellikle başlangıçta istek çok yoğundur. Ancak ne yeterli ölçüde bir ortaklık ve iş tecrübesi bulunmaktadır, ne de yeteneklerden tam anlamıyla yararlanmayı sağlayacak bir sistem anlayışıyla hareket edilmektedir. Bilgi ise zaten yetersizdir. Bilgiye dayalı ve yeteneklerin gerektiği gibi değerlendirilmesine yönelik bir sistem kurulduğu zaman, ortaklığın temel hareket sebebi olan ve daha önce derinliğine incelemeye çalıştığımız isteğin hayal kırıklığına uğramayacak şekilde gerçekleştirilmesi mümkün olacaktır. Bu süreçle birlikte kazanılacak tecrübe daha sonraki uygulamalar için de çok önemli bir birikim oluşturacaktır. Bu durumda ortaklığın yol haritasında son derece önemli dört temel dayanak noktası ortaya çıkıyor. Bunları ortaklık açısından önem sıralamasına göre sıralarsak, aşağıdaki gibi bir diziliş ortaya çıkar:
– Bilgi
– Yetenek
– Tecrübe
– istek.
Bir yol haritası oluşturacak ölçüde ele alacak olursak, bu dört faktörün ortaklığı n başlangıç ve devamını nasıl etkilediğini daha yakından görürüz. Bu yüzden ortakların söz konusu faktörlere yönelik olarak yapmaları gerekenleri en ince ayrıntılarına kadar planlayıp yapmaları zorunludur.
I- Bilgi
Buradaki bilgi kavramını ortaklar iki türlü değerlendirmelidirler. Birincisi işletmeciliğe ve gelişime dair bilgi birikimlerinin ne olduğu şeklinde ifade edilebilir.
Söz konusu bilgi sayesinde ortaklar işletmeciliği nasıl yürüteceklerine ve sağlıklı bir işletme sistemi nasıl kuracaklarına dair kararlarını oluşturacaklardır. Davranışlarının bir işletme gerçeğine uygun şekilde nasıl gerçekleştirilebileceğini bilecekler veya bilgileri yetersiz olduğunda, uygun ayarlamalar yapamayacaklardır. ikincisi ise, bireysel olarak herhangi bir uzmanlıklarının olup olmadığı ve eğer varsa, uzmanlık alanıyla ilgili bilgileridir.
Ortakların işletmecilikle ilgili bilgilerini üç alt başlık altında toplamak mümkündür:
1- insana dair bilgiler
2- Malzemeye dair bilgiler
3- Yönteme dair bilgiler.
